1. Quiénes somos y a quién aplica esta política
Collecta es una plataforma de software como servicio (SaaS) dedicada a la gestión de cobranza, operada por Mulinsom Services SRL (RNC 132-21663-6), con domicilio en Calle Dra. Evangelina Rodriguez No. 14, Res. Colonia de Los Doctores, Santo Domingo Norte, República Dominicana. Mediante Collecta, las empresas gestionan el cobro de sus propios clientes o deudores, incluyendo comunicación automatizada por WhatsApp Business API.
Esta política aplica a dos grupos de personas:
- Clientes de Collecta: las empresas que contratan la plataforma y las personas que actúan en su nombre como titulares de cuenta o usuarios administradores.
- Terceros o deudores finales: las personas naturales a quienes las empresas clientes les gestionan una cobranza a través de Collecta. Estas personas no contratan el servicio ni tienen una cuenta propia, pero reciben comunicaciones generadas desde el sistema.
Cuando esta política se refiera a un grupo en particular, lo indicará explícitamente. Cuando hable de “usted” en general, aplica a ambos grupos según corresponda.
2. Qué datos recopilamos
2.1 Datos de cuenta de los clientes de Collecta
- Nombre y apellido de los usuarios de la cuenta.
- Correo electrónico y número de teléfono de contacto.
- Nombre de la empresa.
- Credenciales de acceso, con la contraseña almacenada de forma cifrada.
2.2 Datos de los deudores o terceros
- Nombre del deudor.
- Número de teléfono.
- Monto adeudado e historial de pagos asociado a esa deuda.
2.3 Otros datos tratados
- Contenido de las comunicaciones por WhatsApp Business API, incluyendo mensajes de texto e imágenes enviadas como comprobante de pago.
- Metadatos técnicos de la integración: identificador de cuenta de negocio (WABA ID), números registrados y estados de entrega de los mensajes.
- Datos técnicos de uso de la plataforma: registros de actividad, direcciones IP y datos de sesión.
3. Cómo y para qué usamos los datos
- Operar la plataforma y permitir a las empresas clientes gestionar sus procesos de cobranza.
- Enviar comunicaciones de cobro a los deudores mediante WhatsApp Business API, en nombre y bajo instrucción de la empresa cliente.
- Baja de mensajes automatizados: todo deudor puede solicitar dejar de recibirlos escribiendo “BAJA” en la conversación o contactando a privacidad@mulinsom.com. Esto no impide que la empresa cliente continúe la gestión por otros medios.
- Procesar de forma automatizada las imágenes de comprobantes de pago enviadas por WhatsApp para identificar y registrar pagos.
- Clasificar de forma automatizada las conversaciones para determinar el siguiente paso dentro del flujo de cobranza.
- Dar soporte técnico y mantener la seguridad de la plataforma.
Tratamiento automatizado: el análisis de comprobantes y la clasificación de conversaciones tienen como único fin agilizar la gestión de cobranza. No se usan para tomar decisiones legales o de otro tipo con efectos significativos sobre el deudor sin posibilidad de revisión por parte de la empresa cliente.
4. Con quién compartimos datos
No vendemos datos personales a terceros bajo ninguna circunstancia. Compartimos datos únicamente en los siguientes casos:
- Meta / WhatsApp Business Platform: proveedor del canal de mensajería que procesa el contenido y los metadatos conforme a sus propias políticas.
- Proveedor de infraestructura en la nube: los datos se alojan en servidores operados por un proveedor externo ubicado en Estados Unidos.
- Proveedor de procesamiento de lenguaje natural o inteligencia artificial: el análisis automatizado puede apoyarse en servicios externos bajo acuerdos que restringen el uso de los datos a la prestación del servicio.
- Cuando la ley dominicana lo requiera, ante una autoridad competente.
Estos terceros actúan como encargados del tratamiento en nombre de Collecta y no están autorizados a usar los datos para fines propios distintos a la prestación del servicio contratado.
5. Cuánto tiempo conservamos los datos
Conservamos los datos de cuenta de los clientes mientras la relación contractual esté vigente y por un período adicional razonable para fines contables, legales o de resolución de disputas.
Comprobantes de pago y registros contables: se conservan durante diez (10) años después de la operación correspondiente, conforme a la obligación general de conservación de libros, registros y comprobantes de pago del Código Tributario dominicano (Ley No. 11-92).
Historial de conversaciones sin valor de comprobante: se conserva durante dos (2) años después del cierre o cancelación de la deuda.
Estos son los plazos que aplicamos como política interna ante la ausencia de un plazo específico fijado por la normativa de protección de datos.
6. Cómo protegemos los datos
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables, entre ellas cifrado de credenciales de acceso, control de acceso restringido según el rol de cada usuario y monitoreo de la infraestructura. Ningún sistema es completamente infalible, pero trabajamos de forma continua para mantener estas medidas actualizadas.
7. Sus derechos como titular de datos
De acuerdo con la Ley No. 172-13 sobre Protección de Datos de Carácter Personal de la República Dominicana, usted tiene derecho a:
- Acceso: solicitar confirmación de si tratamos datos suyos y obtener una copia.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o desactualizados.
- Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos.
- Oposición: oponerse al tratamiento en los casos permitidos por la ley.
Estos derechos aplican a los clientes de Collecta respecto a su cuenta y a los deudores finales respecto a sus datos personales. Para ejercerlos, escriba a privacidad@mulinsom.com.
Cuando la solicitud provenga de un deudor final sobre datos cargados por una empresa cliente, podremos coordinar con dicha empresa para atenderla. Si la empresa no responde o no colabora dentro de un plazo razonable, evaluaremos directamente la solicitud sobre los datos que obren en nuestros sistemas, dentro de los límites de nuestra función como encargados del tratamiento.
8. Eliminación de datos
Las instrucciones detalladas están disponibles en nuestra página de eliminación de datos.
9. Transferencias internacionales de datos
El proveedor de infraestructura aloja datos en servidores ubicados en Estados Unidos. Algunos proveedores de procesamiento de lenguaje natural y WhatsApp Business también pueden procesar datos fuera de la República Dominicana. Exigimos medidas de seguridad y confidencialidad equivalentes a las descritas en esta política.
10. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. La fecha de última actualización indica la versión vigente. Cuando un cambio sea significativo, procuraremos notificarlo a los clientes por correo electrónico o mediante la plataforma.
11. Contacto
Para consultas sobre esta política o el tratamiento de sus datos, escriba a privacidad@mulinsom.com o diríjase a Mulinsom Services SRL, Calle Dra. Evangelina Rodriguez No. 14, Res. Colonia de Los Doctores, Santo Domingo Norte, República Dominicana.